Sécuriser son ordre de mission

De WikiSSII : Conseils en gestion de carriere en SSII.

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Introduction

L'ordre de mission est un document souvent négligé à tort : sa qualité permet souvent d'éviter des problèmes beaucoup plus graves, qu'ils soient relationnels avec le commercial, financiers pour le salarié, évite les difficultés chez le client pouvant atteindre l'image de marque, permet de faciliter l'équilibre entre la vie personnelle et professionnelle etc.

A titre d'exemple, un mauvais ordre de mission peut rapidement entraîner des frais de plusieurs milliers d'euros lorsque certains cas n'ont pas été initialement prévus.

Notre objectif est de vous fournir ici les éléments pour vérifier la qualité de vos ordres de mission et de faire le calage avant le départ, plutôt qu'après. L'expérience montre qu'un calage à postériori se termine souvent mal, le raisonnement "on verra après le démarrage de la mission" mène très souvent à la catastrophe dès que le moindre incident arrive. Lorsque les règles du jeu sont fixées avant, tout est clair, et les difficultés liées à la mission ne prennent pas d'inutiles proportions.

Mission proche

Mission éloignée - Grand déplacement

Lors d'un grand déplacement, le salarié est empêché de rejoindre son domicile sur place. L'impact sur la vie est donc maximal, et l'ordre de mission doit donc être particulièrement soigné.

Éléments de base

L'ordre de mission doit préciser, ad minima :

• L'adresse du client,
• Les conditions de déplacements : moyens de transports, hôtels...
• La fréquence de retour au domicile,
• Les frais de repas : notamment celui du soir qui n'est pas usuellement couvert,
• La contrepartie en temps ou en défraiement pour les temps de transports inhabituels,

La répartition des frais entre l'entreprise doit être considérée avec soin, et est souvent une affaire complexe. Souvent certains frais sont oubliés dans la mise en place de l'ordre de mission.

Le transport sur la ville destination

Éléments de base

L'ordre de mission doit clairement aborder les sujets suivants :

• Quels sont les moyens de transports qui seront mis à dispositions du salarié pour aller, et revenir. A ce titre, il sera important de considérer les conditions de déplacements prévues par la convention SYNTEC,
• A quelle fréquence pourra-t-il faire ses allers / retours,
• Sur quel temps (temps de travail, temps de trajet...) sera fait le trajet,

Contrepartie au temps de trajet

Le temps de déplacement excède le temps nécessaire pour se rendre sur le lieu habituel de travail et donne donc lieu à une contrepartie (cf. lieu habituel de travail).

Si le trajet est effectué sur le temps de travail, ce qui est souvent entendable par le client pour une partie de ce temps, cette partie du temps n'a pas à donner lieu à compensation.

Pour le reste du temps, il est important du bien définir la compensation pour permettre la bonne gestion de la mission éloignée.

Le logement

Le logement, sa qualité, sa proximité du lieu du client ou des gares / aéroports pour faciliter le retour, est un élément important des conditions de déplacement. Le choix de l'hébergement peut impacter d'autres frais : par exemple, s'il n'est pas possible de cuisiner dans le logement, cela augmentera les frais de repas le soir.

Hôtel

L'hébergement à l'hôtel présente les caractéristiques suivantes :

• Coût journalier de l'hébergement, avec parfois possibilité de négocier le tarif pour des périodes assez longues,
• Coût élevé pour l'entreprise,
• Possibilité d'arrêter la location du jour au lendemain en cas de fin anticipée de mission,
• Pas de coût de location durant les week-end, congés, maladie,
• Prise en charge du petit déjeuner,
• Peu de risque pour le salarié,
• Vie sociale limitée : espace restreint, difficile d'inviter des amis ou d'organiser des soirées...

Appartement

Solution souvent alternative à l'hôtel, notamment pour des aspects de coûts, la location d'un appartement présente clairement de nombreux avantages mais recèle des risques très importants qu'il est nécessaire de maîtriser.

Appartement meublé

L'hébergement en appartement meublé présente les caractéristiques suivantes^[1] :

• Coût plus avantageux que l'hôtel,
• Souvent des surfaces plus petites que les appartements non meublés (à tarif identique),
• Besoin d'une caution,
• Besoin d'une assurance (incendie etc.),
• Impôts locaux, taxe d'habitation...
• Possibilité de quitter l'appartement avec un mois de préavis,
• Possibilité d'avoir une légère vie sociale,
• Possibilité de cuisiner, présence d'un frigo,

Appartement non meublé

L'hébergement en appartement non meublé présente les caractéristiques suivantes :

• Coût plus avantageux que l'hôtel et que l'appartement meublé,
• Besoin d'une caution,
• Besoin d'une assurance (incendie etc.),
• Impôts locaux, taxe d'habitation...
• Possibilité de quitter l'appartement avec trois mois de préavis,
• Possibilité d'avoir une vie sociale,
• Équipement à effectuer de fond en comble,

Appartement hôtel

Un appartement hôtel (appart'hôtel) est un logement meublé avec des services de résidence hôtelière^[2][3]. Ces appartements de tailles modestes sont loués à la journée ou sur des périodes plus longues, bénéficient d'un coin cuisine...

Tous comme les hôtels, il n'y a pas de taxe d'habitation à prévoir, le prix inclus les charges (eau, électricité...), etc.

L'appart'hôtel présente les caractéristiques suivantes :

• Absence de taxe d'habitation,
• Le prix inclus les charges (eau, électricité...)
• Un supplément de quelques euros par jour peut être demandé pour l'accès au Wifi
• A partir d'une certaine durée, il peut y avoir besoin d'une caution,
• Le ménage hebdomadaire est inclus, mais un besoin de ménage supplémentaire (cafetière renversée par exemple) est payant en supplément,
• Les draps sont inclus, mais un besoin de changement de drap supplémentaires (cafetière renversée sur le lit par exemple) est payant en supplément,
• Possibilité de quitter l'appartement hôtel sans préavis,
• Équipement minimaliste (souvent un mini frigo, une plaque chauffante...),

Les questions auquel doit absolument répondre l'ordre de mission

L'ordre de mission doit absolument définir les règles de gestion de l'hébergement. Le mauvaise cadrage a souvent un impact de plusieurs milliers d'euros. L'expérience montre qu'un mauvais cadrage mène extrêmement souvent à des crises qui sont évitées par un travail réalisé en amont.

Rupture anticipée de contrat

Imaginons que le client mette fin à la mission rapidement (raison budgétaire, manque de compétences, fâcherie avec la SSII...), par exemple en annonçant le jeudi que la mission s'arrête dès ce vendredi soir. Même si le contrat commercial prévoit souvent un délai de prévenance d'un mois, il est possible que ce délai ne soit pas appliqué.

Si une période de préavis existe entre la résiliation du bail et la libération des lieux, ces frais doivent être considérés comme des frais de mission, donc pris en charge par la SSII.

D'autre part, dans le cas d'un appartement, la libération des lieux donne lieu à l'établissement d'un état des lieux. Or le salarié ne sera pas présent sur la région, et peut être pris sur une autre mission, ce jour là. Il est alors nécessaire de définir comment cet état des lieux sera réalisé.

Prise en charge de l'assurance

Certains types d'hébergements nécessitent une assurance (appartement meublé ou non...) et d'autres non (hôtel, appartement hôtel...). Il est important de considérer le besoin d'assurance du logement prévu ou à prévoir, et s'il y a ce besoin, de répondre dans l'ordre de mission à ces questions.

La première chose est bien évidemment : qui prendra en charge l'assurance de l'habitation ? Hormis en cas de déménagement définitif, cette assurance ne serait pas payée par le salarié si la mission n'existait pas. Or la convention collective précise que les déplacements ne doivent pas être pour le salarié l’occasion d’une charge supplémentaire^[4]. L'assurance est donc à être prise en charge par l'entreprise.

Même en cas d'assurance, il reste une franchise non prise en charge par l'assurance en cas d'incendie ou de dégât des eaux (etc.). N'oublions pas que ces incidents peuvent être de la responsabilité du salarié, ou d'une cause externe (voisin, partie commune...). L'ordre de mission doit caler ce qui se passe en cas de survenance d'un tel événement.

Prise en charge des impôts et taxes

Certains types d'hébergements sont assujettis à des impôts et taxes tels que la taxe d'habitation. Nous vous laissons chercher sur internet si tel ou tel type d'hébergement est soumis à des taxes et impôts. Le cas échéant, l'ordre de mission doit préciser la répartition de ces coûts.

Pour nous, la convention collective précise que les déplacements ne doivent pas être pour le salarié l’occasion d’une charge supplémentaire^[5]. Les impôts et taxes doivent êtres prise en charge par l'entreprise.

Prise en charge des abonnements

La location d'appartement entraîne l'ouverture d'un certain nombre de compteurs, EDF pour l'électricité par exemple, l'eau...

Dans les factures d'électricité, d'eau, de gaz (etc.) une part de la facture est due à la consommation, l'autre à l'abonnement. Or cet abonnement n'existerait pas sans la mission.

Puisque les déplacements ne doivent pas être pour le salarié l’occasion d’une charge supplémentaire^[6], lorsqu'ils existent, le montant de ces abonnements doivent être remboursés par l'entreprise.

Prise en charge des consommations

Dans les factures d'électricité, d'eau, de gaz (etc.) une part de la facture est due à la consommation. Or l'eau consommée sur le lieu de mission n'est de facto, pas consommée au domicile du salarié.

Ce n'est donc pas une charge supplémentaire pour le salarié, et n'a donc pas - à notre avis - à être pris en charge par la SSII.

Il faut toutefois faire une distinction pour le chauffage. Si le chauffage du domicile peut être largement moins onéreux que le chauffage de l'hébergement sur le lieu de la mission. C'est par exemple le cas lorsque le domicile a un chauffage central délivré à tout l'immeuble, et que le lieu de résidence en mission est en chauffage électrique. Il est alors important d'être vigilent sur ce point et soit de ne pas prendre un appartement avec chauffage électrique ou onéreux, soit que cette partie de la consommation soit prise par l'entreprise pour ne pas être une charge supplémentaire pour le salarié.

Réalisation de l'état des lieux

La libération de certains hébergements (appartement meublé ou non, etc.) sont précédés d'un état des lieux avec le propriétaire. Pour des raisons légitimes ou non, cet état des lieux peut entrainer des frais de remise en état conséquents.

Ainsi le propriétaire ou l'agence peuvent faire réparer un lavabo, refaire le papier peint car le mur a été troué en plantant un clou... Ces travaux peuvent représenter des sommes conséquentes. Le risque augmente d'autant plus que la missions se prolonge, parfois plusieurs années.

L'ordre de mission doit clairement établir la répartition de tels frais éventuels entre la SSII et le salarié. Cette répartition peut aller de 100% à la SSII à 100% au salarié.

Même s'il faut toujours tenter de négocier, il nous semble difficile d'obtenir un engagement de la société sur ce point. Malgré tout, il est très important que ce point soit éclairci dès le départ afin que tout se passe bien si le cas arrive.

Congés et absence

Les frais de mission sont dus lorsque que le salarié est en mission. Si ceci peut sembler une évidence, ce qui en découle est pourtant souvent négligé.

En corolaire, si le salarié prend des congés, les frais de mission ne sont donc pas dus. Or certains hébergements ne peuvent se louer qu'à l'année (ex : appartement). Donc si vous prenez 1 mois de congés, le loyer continue à être dû, mais il n'y a normalement pas de remboursement de frais de mission. Si c'est 15 jours de congés, la moitié du loyer risque de ne pas être remboursé.

En cas d'arrêt maladie, la situation est plus dramatique encore. D'une part le salarié risque une baisse de rémunération ainsi que des frais médicaux, et d'autre part, à payer un hébergement supplémentaire.

En cas d'hébergement ne permettant pas sa libération durant les absences, notre conseil est de faire clairement établir sur l'ordre de mission que le prix de l'hébergement sera pris à 100% par l'entreprise même en cas d'absence du salarié.

Le transport du lieu de logement au site client

Le temps de déplacement qui excède le temps nécessaire pour se rendre sur le lieu habituel de travail doit donner lieu à une contrepartie (cf. lieu habituel de travail).

Frais de repas

Comme pour l'ensemble des frais liés à la mission, il faut considérer les frais qu'auraient engagés le salarié sans l'existence de la mission. Le salarié ne doit pas avoir de frais supplémentaires.

Petit déjeuner (matin)

Le petit déjeuner est souvent fournies dans les prestations d'hébergement de type hôtel. Le coût de l'hôtel étant couvert par l'entreprise, le petit déjeuner ne donne pas lieu à des frais supplémentaires pour le salarié.

En cas d'hébergement ne fournissant pas le petit déjeuner (appartement, appart'hôtel...), il est nécessaire de considérer les frais qu'auraient engagés le salarié sans la mission par rapport à ceux engagés lors de la mission éloignée. S'il n'y avait pas de mission, le petit déjeuner aurait eu lieu pour un prix équivalent puisque les hébergements considérés permettent de cuisiner. Les frais de petit déjeuner ne sont pas forcément à prendre en compte par la SSII.

Déjeuner (midi)

Dans les missions peu éloignées, le repas de midi est usuellement couvert par les frais de repas. Usuellement, il n'y a pas de différence de frais entre une mission proche et éloignée.

Le cas peut être à reconsidérer si le lieu de la mission à un coût de la vie largement supérieur au coût de la vie du lieu habituel de travail. Dans ce cas, pour éviter des frais supplémentaires, une augmentation des frais de repas devrait être envisagée.

Diner (soir)

Dans les missions peu éloignées, le repas du soir est pris à domicile. Il ne coûte donc que quelques euros.

Si l'hébergement permet de faire la cuisine et possède un frigo, il n'y a pas de frais supplémentaires. Il n'est donc pas obligatoire de défrayer le diner.

Si l'hébergement ne permet pas de faire la cuisine, le repas du soir présente donc un coût supplémentaire pour le salarié. Une contrepartie est donc nécessaire.

Il est usuellement pratiqué un montant forfaitaire, ou à coût réel plafonné pour définir le remboursement du diner. La situation se complique lorsque la SSII met un montant faible pour augmenter sa marge TJM.

Il est à noter que les prud'hommes considèrent parfois que la prise en charge des frais de repas du soir ne doit pas nécessairement couvrir l'ensemble du coût réel. Par exemple, si l'on considère qu'un diner pris à domicile coûterait 5 euros, et qu'un repas en restaurant coûte 20 euros, une prise en charge de 15 euros pourrait légalement être considérée comme suffisante.

Notes et références

1. ↑ Service - Public. Location meublée : délivrance d'un logement conforme [1]
2. ↑ Appart'hôtel Appartcity [www.appartcity.com]
3. ↑ Appart'hôtel Citadines [www.citadines.com]
4. ↑ Convention Collective SYNTEC, Titre 8, article 51. Les déplacements hors lieu de travail habituel nécessités par le service ne doivent pas être pour le salarié l’occasion d’une charge supplémentaire ou d’une diminution de salaire.
5. ↑ Convention Collective SYNTEC, Titre 8, article 51. Les déplacements hors lieu de travail habituel nécessités par le service ne doivent pas être pour le salarié l’occasion d’une charge supplémentaire ou d’une diminution de salaire.
6. ↑ Convention Collective SYNTEC, Titre 8, article 51. Les déplacements hors lieu de travail habituel nécessités par le service ne doivent pas être pour le salarié l’occasion d’une charge supplémentaire ou d’une diminution de salaire.

Voir aussi

Ordre de mission

Liens externes